Minimaliseren van kosten bij oplossen van meldingen uit het openbaar domein 

Iedere gemeente krijgt dagelijks te maken met binnenkomende meldingen en klachten over de buitenruimte. Dit kan variëren van meldingen over losliggende stoeptegels, graffiti vervuiling, defecte lichtmasten tot klachten over geluidsoverlast, hangjongeren of illegaal gedumpt zwerfvuil. De gemeente is verplicht om deze meldingen en klachten te registreren, maar is daarnaast ook verantwoordelijk voor de afhandeling en de terugkoppeling richting de melder. Het managen van dit alles zorgt bij elkaar voor een hoop werk. Het inzetten van gespecialiseerde meldingensoftware om dit proces te organiseren en stroomlijnen kent doorgaans drie enorme voordelen: 

  1. Kosten besparen  
  2. Kwaliteitsverbetering 
  3. Risico verminderen 

In dit artikel leggen we uit op welke manier je als organisatie kosten kunt besparen door de inzet van een gespecialiseerde meldingenapplicatie. In hoofdlijnen worden er op 2 manieren kosten bespaard: 

  1. Efficiënter te werken 
  2. Inkomende meldingen automatiseren 

Efficiënter werken 

Een efficiënt werkproces zorgt voor minder overheadskosten, minder administratieve last en snellere doorlooptijden. Met een gespecialiseerde meldingenapplicatie maak je hierin een behoorlijke stap, doordat het gehele proces van het registreren en afhandelen van meldingen digitaal en automatisch worden ingericht. Meldingen worden digitaal en op een eenduidige manier geregistreerd, waarna de meldingen automatisch kunnen worden toegewezen aan de juiste persoon. Ook worden de melding met één druk op de knop digitaal afgehandeld en kun je als gemeente automatisch feedback geven aan de melder over de status van de melding. Door het automatiseren van deze processen, is er veel minder handmatig werk nodig en zijn papieren werkbonnen verleden tijd. Dit levert een enorme efficiëntie op in de werkwijze van de gemeente.  

Hoe werkt dit in de praktijk? Hieronder geven wij enkele voorbeelden van hoe het proces van het afhandelen en registreren van meldingen verbetert door een gespecialiseerde meldingenapplicatie:  

  • Automatisch doorzetten naar de juiste afhandelaar door slimme categorisatie:
    Door een eenduidige registratie op basis van categorisatie van meldingen, kunnen meldingen en klachten direct en zelfs automatisch bij de juiste afdeling, onderaannemer of persoon worden belegd. Hiermee voorkom je dat een melding gaat zwerven door de organisatie, doordat niet direct duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de melding. Het automatiseren van dit proces door middel van categorieën wordt de doorlooptijd van het afhandelen van de melding verkort.
  • Duidelijkheid binnen de organisatie:
    Door slim gebruik te maken van de categorisatie en door goed in te stellen wie voor welke meldingen verantwoordelijk is, creëer je duidelijkheid binnen de organisatie. Op deze manier weet iedereen namelijk welke type meldingen voor welke persoon zijn, en wat zij moeten doen wanneer dit type melding binnenkomt.  
  • Inzicht in de fase van de melding
    In een meldingenapplicatie heb je een volledig overzicht van alle meldingen die zijn binnengekomen. Dit betekent dat iedereen gedurende de looptijd van een melding altijd inzichtelijk in welke fase de melding zich bevindt. 
  • Minder administratie en papierwerk
    Door het werken met een digitale app in het werkveld, creëer je een stuk minder papierwerk. Papieren werkbonnen hoeven niet meer uitgedraaid te worden en de kans op het kwijtraken van deze werkbonnen is ook minimaal.  Daarnaast heeft iedereen in het werkveld direct toegang tot alle informatie die hij/zij nodig heeft voor het afhandelen van de melding en wordt de melding in het systeem direct afgehandeld. Dit betekent dat er achteraf een stuk minder administratie nodig is.  

Inkomende meldingen automatiseren 

Meldingen en klachten kunnen op veel manieren binnenkomen. Telefonisch, per email, via commerciële app of mondeling bij het onthaal. Het registreren van alle binnenkomende meldingen via deze kanalen kost tijd. De melding moet handmatig door een medewerker van de gemeente in het systeem worden overgezet. Door kanalen direct aan uw meldingenregistratiesysteem te koppelen en/of zelf digitale kanalen beschikbaar te stellen die direct hieraan gekoppeld zijn, kan een hoop tijd bespaard worden. Er is daardoor namelijk geen tussenkomst meer nodig van het klantcontactcentrum, wat zorgt voor een stuk minder verwerkingskosten. Uit een onderzoek bij de gemeente Maastricht is duidelijk geworden dat de gemeente door deze werkwijze maar liefst €8,- per melding heeft bespaard. Doordat er geen tussenkomst meer nodig is van het klantcontactcentrum heeft de gemeente dus een enorm kostenvoordeel weten te bereiken.  

Ben jij benieuwd hoe jij als gemeente of organisatie kosten kunt besparen door middel van een gespecialiseerde meldingenapplicatie als Reppido? Laat dan je gegevens bij ons achter en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.  

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *